一、大学生档案的重要性

1） 大学生人事档案是确定本人身份、社会关系、学习经历、工作过程等历史资料。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据。

2） 如果毕业生想更换工作单位，假如没有档案，新单位是不会接收的，并且在原单位的工龄也不能计算进来，以前的经历、评价、身份等将不复存在，必给毕业生造成一定损失。

3） 毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都需要提供档案材料。

二、档案在何处？

上海交通大学人力资源处档案室

（上海交通大学人文学院楼一层  咨询电话：34204267）

三、什么样的单位有资格接收大学生档案？

根据档案管理有关规定，具有接收“机要”权利的单位，或者开通“机要邮政”的单位，才有资格接受档案。一般是指事业单位、国企、政府部门、人才中心、职业介绍中心；合资企业需要确认是否开通机要；如果没有“机要”权利的单位需要确认单位档案委托存放的单位名称，比如人才单位，职介中心。个人、普通私企企业、街道不能接收档案。

四、应届毕业生档案何时转出及如何办理转出手续？

根据档案管理有关规定，大学生毕业时跟随离校手续办理档案转出手续。

1）对于应届本硕毕业生，就业办将对毕业去向鉴证情况、档案地址和报到证领取情况进行梳理和审核，若：1.已鉴证毕业去向；2.档案接收地无明显错误；3.需要报到证的已到3-107领走报到证有色联并留下白联（无需报到证的跳过该步骤），则自动启动该批次学生的寄档程序，学生无需单独办理。

如您已经打印报到证，可以直接来3-107领取，如您未打印报到证，请前往学服100号就业窗口办理申请。您是否需要报到证，请详见《就业导航》（参考文末链接）P24

否则（毕业去向未鉴证；档案接收地明显错误；需要报到证的但没有领走报到证有色联并留下白联等）：工作时间凭报到证（白联）和寄档信息表前往电信群楼3-107室办理寄档，可以委托他人办理；

2）对于应届博士毕业生，参考下一条往届博士毕业生流程。博士均需自行办理寄档。

3）寄档地址填错了，怎么修改？

您可自行在校就业网-毕业去向登记上进行修改。详见《就业导航》（参考文末链接）

五、往届毕业生档案何时转出及如何办理转出手续？

往届本硕：填写并打印寄档信息表（本硕），携带寄档信息表、报到证（白联）、如落户上海还需户口及身份证复印件 一并交至3-107就业办办理寄档。

往届博士：先前往3-107领取纸质版毕业生登记表（一式两份），填写并打印寄档信息表（博士）。然后携带毕业生登记表（一式两份）、寄档信息表（博士）、报到证（白联）、如落户上海还需户口及身份证复印件 一并交至3-107就业办办理寄档。

寄档信息表附件：

电院毕业生人事档案寄送信息表（本硕）

电院毕业生人事档案寄档信息表（博士）

毕业生登记表填表说明：

毕业生登记表填表注意事项（博士）2020年新版

六、毕业生毕业后如何跟踪大学生档案去向？

根据档案寄送规定，学生本人办理档案转出手续二到三个月后，学生本人需跟踪档案是否到达转入地档案接收单位，并记清转入地接收单位名称确认自己档案新的存放地。

学校是否寄出可以参考下面的步骤

－>登入：上海交通大学人事信息服务网 http://202.120.35.23/rsbd2004/Archives.aspx

－>选择：转入\转出查询功能

－>输入：完整准确的相关信息后查询

七、大学生档案遇到问题处理的程序

根据学校档案馆规定

1） 如果经查询，档案长时间未寄出（三个月以上），请联系电院3号楼102办公室田琳老师（咨询电话：34204944）；

2） 如果档案中材料有缺失或者错误，请及时联系电院3号楼102办公室田琳老师（咨询电话：34204944）。

八、其余事项

学生自提档案流程、档案政审预约流程、档案在校证明、档案信息表等其余事项，请参考毕业生就业导航 http://www.job.sjtu.edu.cn/eweb/jygl/2019/2019.html。或http://xsb.seiee.sjtu.edu.cn/xsb/info/15044.htm 。

附

1、档案政审预约流程

步骤1：

提前将学生的基本信息发送至田琳老师邮箱tianlin@sjtu.edu.cn。  

基本信息：包括姓名/班号/学号/企业名称/政审时间。 

步骤2：

企业按照约定的时间，凭介绍信直接到上海交通大学人力资源处档案室（人文学院一楼106室）对接刘晓倩老师，电话：021-34204267。 

2、 学生自提档案流程

步骤1：存档机构同意学生自提档案

步骤2：提前通知电院学生办档案专管教师田琳老师审核档案材料的完整性

联系方式：tianlin@sjtu.edu.cn/021-34204944

办公地址：闵行校区电信群楼3-102室 

步骤3：学生到上海交通大学人力资源处档案室办理提档手续

地址：闵行校区人文学院一楼106室 

负责人：刘晓倩老师，电话34204267