关于印发《关于2013届春季毕业研究生办理离校手续的工作安排》的通知

 

各院（系）、部、处、直属单位：

2013届春季毕业研究生办理离校手续时间定于3月13日至22日(工作日)， 3月23日下午举行毕业典礼，3月24日至26日(徐汇校区为24日)集中为学生办理行李托运。为保证我校2013届春季毕业研究生顺利离校，经各部门研究决定，同意印发《关于2013届春季毕业研究生办理离校手续的工作安排》，望遵照执行。

春季研究生离校工作遵循“安全、有序、和谐、高效”的原则，由学生处牵头，组织部、研究生院、财务处、保卫处、后勤保障处、信息安全管理办公室、图书馆、网络信息中心、后勤集团和各院（系）共同负责。请各单位认真做好准备工作，安排好专门工作人员值班，协同配合，确保春季研究生离校工作的顺利进行。

特此通知。

 

附件：1.关于2013届春季毕业研究生办理离校手续的工作安排

          2.学校有关部门办理离校手续的办公地点

 

                          

上海交通大学

                   二○一三年三月五日

 

附件1：

关于2013届春季毕业研究生办理离校手续的工作安排

 

为做好2013届春季毕业研究生办理离校手续的工作，现将有关事项通知如下:

一、时间安排

3月13日至22日   办公日8：30—16：30办理离校手续

3月23日          组织毕业典礼（详细计划另行通知）

3月24日至26日      办理行李托运（徐汇校区为3月26日）

3月27日              全体毕业生离校完毕

二、办理离校手续有关事项

1、凡2013届春季毕业研究生必须在规定的时间内完成论文答辩并办妥全部离校手续，然后根据《报到证》上规定的报到期限去用人单位报到。

2、春季毕业研究生在离校之前，应将所借学校的图书、资料、仪器、体育用品等公物归还所借部门。如有遗失、损坏者应按规定赔偿。

3、2013届春季毕业研究生实行网上办理离校手续，毕业生应先在网上（http：//lixiao.sjtu.edu.cn）通过统一认证登录查询离校手续办理须知，然后根据查询提示信息到相关职能部门办理离校手续。

4、在离校手续办理期间，有关职能部门（图书馆、宿管部门、户籍管理部门、组织部、团委、财务处、水电管理中心、研究生院、学生处）和各学院（系）务必安排充足工作人员在相应校区值班，并事先做好准备工作，各职能部门须在3月11日前按网络信息中心要求提供学生离校审核信息，各部门办理离校手续的办公地点见附件2。

春季毕业研究生到各职能部门办理离校手续（涉及国家秘密的研究生还应到校信息安全管理办公室办理手续），各部门应对相关项目审定处理后，并在网上离校系统进行登记，院（系）负责对学院内离校项目审核。

5、证书和《报到证》发放

院(系)办公室在发放证书时，应先在网上离校系统查询确认该生可以发放证书后，方可注销学生证，发给毕业证书、学位证书，并在网上进行证书发放登记。研究生院要加强对院（系）发放证书的指导。凡网上显示不能发放证书的毕业生不得发放毕业证书、学位证书，违者追究职能部门和有关院(系)的责任。定向、委培春季毕业研究生，其毕业证书及学位证书应由各学院用挂号或机要寄往用人单位人事部门，或由用人单位人事部门派人直接领取，不得让毕业生自行带走，由院系负责证书发放网上登记。请各院（系）务必高度重视，避免出现差错。

《报到证》须在所有离校手续办理完后，院（系）方可发放，也应在网上进行登记。春季毕业研究生于14日后到所在院（系）领取《报到证》，如未在院（系）领到《报到证》，应到校就业中心办理打印《报到证》事宜。2013届非上海生源毕业生进沪就业办理户籍申请相关规定一旦出台，请春季毕业研究生尽快递交申请材料。在沪就业的非上海生源春季毕业研究生必须办理完进沪就业《居住证》申请相关手续或已获得进沪就业户籍申请批复后，才能顺利取得《报到证》。

6、户籍迁移手续办理的有关规定

(1)毕业生于3月11日起即可办理户籍迁移手续，办理前应明确自己的落户地址。届时，持本人身份证、校园卡先到户籍所在校区的保卫处户政科开具《准予集体户口迁移证明》，再到校外属地派出所（地址见附件2）办理户籍迁移手续，最后凭《户口迁移证》回保卫处进行户口迁出网上登记。

户口未迁入学校（含上海生源）的毕业生携带本人身份证、校园卡到保卫处户政科办理相关手续。

(2)凡攻读博士、博士后的毕业生需凭《录取通知书》到保卫处户政科办理户籍迁移手续。

(3)毕业生在离校前应办理完户籍迁移手续，因出国在沪办理签证而无法办理户口迁移手续的毕业生，持所在院系审核同意的《上海交通大学学生户籍申请保留登记表》到校就业中心（闵行校区铁生馆102室）办理相关手续，然后凭《上海交通大学学生户籍申请保留登记表》到所在校区的校保卫处户政科办理网上户籍保留登记。保留户籍的毕业生须在户籍保留期结束后一周内将本人户口迁出，否则承担由此引发的责任。参加“三支一扶”、西部计划项目的毕业生按国家相关规定由本人向校就业中心提出申请后，户籍自动保留。

《上海交通大学学生户籍申请保留登记表》由学生自行在校就业网表格下载栏下载。

(4)凡在校就业中心已经办理进沪就业户籍申请的非上海生源毕业生，其户籍自动保留。一旦进沪就业户籍申请审批结果公布后，应及时办理户籍迁移手续。凡获得申请批复的毕业生，应凭《关于同意接收非上海生源高校毕业生的通知》办理户籍迁移手续。

(5)凡办理进京就业户籍申请的非北京生源的春季毕业研究生，由本人向校就业中心提出申请，经审核通过后户籍暂时保留，但一旦进京就业户籍申请审批结果公布后，应及时办理户籍迁移手续。

7、党、团组织关系转移有关规定

(1)院（系）分党委、党总支在3月4日前将应届春季毕业研究生党员组织关系转出汇总表交至校党委组织部，表格下载：http://zzb.sjtu.edu.cn。

(2)党员（包括预备党员）由本人到所在院（系）办理党员组织关系转出手续，院系负责在网上离校系统确认登记。

(3) 二十八周岁以上的毕业生团员不需办理相关手续。二十八周岁以下毕业生团员持团员证到校团委办理团籍转移手续,凡遗失团员证的毕业生请携带一寸近照一张，至校团委补办团员证后，方可办理团籍转移手续。毕业生党员的团组织关系随党员组织关系自然转移，不必再到团委办理团籍转移手续。

(4)非党员、非团员的春季毕业研究生由学校负责统一在网上离校系统进行确认登记，不需办理相关手续。

8、图书馆办理离校手续有关规定

为使春季毕业研究生顺利办好离校手续，请协助图书馆做好以下工作：

（1）3月4日起毕业班停止借书。

（2）3月8日之前还清在图书馆借阅的所有图书和光盘，还应结清遗留费用。

9、财务处办理离校手续有关规定

（1）经办过暂借款项且未冲账的春季毕业研究生，在3月8日前及时到财务处冲账。

（2）中行卡应在离校一年后再去银行办理注销,以免各种奖励无法进卡，物价补助发放至离校为此。

（3）尚未缴清学费、住宿费、培养费的春季毕业研究生，请尽快至财务处缴费，否则无法办理离校手续。

（4）外地就业春季毕业研究生凭《报到证》在办理离校手续的当天到财务处领取派遣路费。

10、学生处办理离校手续的有关规定

在校期间向银行贷款的春季毕业研究生，应在3月10日前到学生处学生事务中心办理还款确认手续,详情请到学生处学生事务中心(铁生馆100号)咨询。

根据《高等学校毕业生学费和国家助学贷款代偿资助暂行办法》（财教[2009]15号）和《应征入伍服兵役高等学校毕业生学费补偿国家助学贷款代偿暂行办法》（财教[2009]35号）的有关精神，我校毕业生到中西部地区和艰苦边远地区基层单位(指县级以下机关、企事业单位和艰苦地区的艰苦行业)就业，服务期在3年以上(含3年)的或毕业后应征入伍服兵役的（在校期间已享受免除全部学费政策的学生，定向生、委培生，国防生、部队招收的大学毕业生干部，以及从高等学校毕业生中直接招收的士官等其他形式到部队参军的毕业生不包括在内），其学费由国家实行代偿。在校学习期间获得国家助学贷款的，代偿的学费优先用于偿还国家助学贷款本金及其全部偿还之前产生的利息。每个高校毕业生每学年代偿学费和国家助学贷款的金额最高不超过6000元。相关申请程序到学生处学生事务中心咨询。

11、水电管理中心办理离校手续有关规定

凡在校内学生公寓住宿的春季毕业研究生于3月13日前在校园网mypower.sjtu.edu.cn或圈存机查询自己宿舍的电费余额，如欠费或少于离校日前使用的电费，请尽快充值或到水电管理中心缴清费用。如余额多于离校前使用的电费，同宿舍最后一位离校学生可携带校园卡或缴费凭证至水电管理中心办理退款。水电管理中心办理地点：徐汇校区在第三宿舍东侧二楼或第九宿舍102室，闵行校区在原行政楼南楼三楼323室。

12、宿舍管理部门办理离校手续有关规定

毕业生在办理完离校手续后，必须将原寝室钥匙交还到所在宿舍楼管理室。毕业生归还钥匙截止时间为3月27日晚22：00，此时全体毕业生已离校完毕，不再享受在校生的待遇（正在生病的除外）。如因特殊原因，应由学生本人提出申请，所在院（系）审核后，经宿舍管理部门同意方可办理延期住宿的相关手续。批准延期的毕业生在延长期间的住宿由宿管部门统一安排，徐汇校区按每人每天10元，闵行校区按每人每天4元的标准收取住宿费，费用由本人自理。

13、毕业论文相关要求

（1）除涉及国家秘密的学位论文外，春季毕业研究生应先进行学位论文归档（包含由本人与导师签名的原创性声明及保密协议的扫描件。另外，硕士生交光盘四份、博士生交论文四本附光盘四份，地点在徐汇校区研一楼与第一食堂之间的申图复印或闵行校区东区二食堂对面蓁蓁楼117室）后，由研究生院负责网上确认。凡未完成学位论文归档的春季毕业研究生在毕业典礼上不予安排上台领取学位证书。

（2）涉及国家秘密的学位论文以及学位申请归档材料，直接向校学位办公室归档（硕士生交光盘2份、学位申请材料1套，博士生交论文2本附光盘2张、学位申请材料1套），地点在闵行校区陈瑞球楼443室。归档后，由研究生院负责网上确认（咨询电话：34206359陆老师）。

涉及国家秘密的学位论文如需进行委托打印、复制、装订、刻录，必须在图书馆复印中心进行。地点：徐汇包储备书库（西大楼）一楼或闵行新图书馆E106室（咨询电话：徐汇62933342 王老师，闵行34206442*5106陆老师）。

14、《报到证》打印

校就业中心于3月8日向市教委上报就业计划，请各院（系）组织好已就业的春季毕业研究生做好在校就业网上核对就业信息工作，这部分学生由校就业中心统一打印。没有在院（系）领到《报到证》的毕业生凭校就业中心开具《打印报到证申请表》由本人到上海市学生事务中心（上海市高校毕业生就业指导中心）（地址：徐汇区冠生园路401号）打印《报到证》。《报到证》白色一联须交所在院系学生工作办公室，放入个人档案。

15、上海市《居住证》申请

凡提出上海市《居住证》申请的春季毕业研究生携带经院（系）审核盖章的《上海交通大学毕业生户口、档案迁回家庭所在地申请表》和单位已盖章的《非上海生源应届普通高校毕业生进沪就业登记表》在3月15日前向校就业中心办理相关手续，这部分学生的《高等学校毕业生进沪就业通知单》和《报到证》由校就业中心统一打印。之后，按上海市有关《居住证》申请要求在上海市学生事务中心（上海市高校毕业生就业指导中心）（地址：徐汇区冠生园路401号）规定受理日起由毕业生本人到上海市学生事务中心（上海市高校毕业生就业指导中心）打印《高等学校毕业生进沪就业通知单》和《报到证》。《报到证》白色一联须交所在院系学生工作办公室，放入个人档案。

《上海交通大学毕业生户口、档案迁回家庭所在地申请表》、《非上海生源应届普通高校毕业生进沪就业登记表》可在校就业信息网表格下载栏下载。

16、各学院抓紧做好春季毕业研究生人事档案(包括《报到证》下联、研究生登记表、学位申请材料、市（校）优秀毕业生登记表、成绩表、毕业研究生登记表、转专业审批表及其它各类审批表、奖惩等材料)的归档工作，并于2013年4月5日之前寄发完毕。根据上海市学生事务中心（上海市高校毕业生就业指导中心）的有关规定，凡经批准留沪去三资企业等不具有档案保管权的单位就业的外地生源毕业研究生的人事档案材料，一律寄上海市学生事务中心（上海市高校毕业生就业指导中心），地址：徐汇区冠生园路401号，邮编：200235。

17、2013届研究生毕业典礼于3月23日（周六）在闵行校区举行。研究生院负责毕业典礼议程制定、会场内布置、学位证书授予安排和提供授予学位人员的名单等组织工作，学生处负责徐汇校区车辆安排、会场秩序、校园内氛围渲染、院系区域安排等组织工作（以上详细工作安排另发通知）。毕业生要统一着学位服参加毕业典礼，各院系按照通知（另发）要求认真落实执行。

18、行李托运

需要学校办理行李托运手续的春季毕业研究生，请于3月22日前与申通快递上海交通大学分部（闵行校区）联系，联系地址：闵行校区学生服务中心106室，联系电话：54742386， 15221872410，联系人：王女士。办理托运地点：宿舍楼西63栋至西66栋之间的空地处，时间：3月24日- 26日，9:00～16:30。

凡在徐汇校区已登记的春季毕业研究生，办理行李托运当天由专车在徐汇校区接运行李至闵行校区托运现场，请注意发车时间和地点提前做好准备。发车地点：徐汇校区学生公寓三号楼东侧勤工办，时间：3月24日上午10:00～16:00。

三、其他

1、建议毕业生在离校前将校园卡内金额消费完毕。学校根据离校系统信息于4月2日冻结离校毕业生的校园卡，校园卡内余额将在一个月内统一退还到毕业生在财务处登记的银行卡中，并将校园卡销户。以下几种情况校园卡余额不能退还到银行卡中，还需自行到校园卡充值点（地址见附件2）办理销户退余额手续：（1）3月22日前未办完全部离校手续或批准延期住宿的；（2）在本校继续升学或工作的；（3）银行卡未在财务处登记或已注销的；（4）其他特殊原因。校园卡冻结后，因余额无法退还银行卡而暂不销户的，按每日0.1元收取账户保管费。如有疑问，请与校园卡运行管理中心联系，查询电话：34203030。

2、对于结业学生，院（系）必须在《报到证》备注栏内写上“结业生”。

3、凡经宿管部门验收后的家具等公共设施，在原房间人员未全部离校前，该寝室公共设施由尚未离校人员负责，如有损失，按价赔偿。

4、2013届春季毕业研究生毕业会餐由各学院（系）自行组织，各学院在指定日期内自行安排时间、场地；自行决定形式；自行确定标准；自行邀请校领导、校有关部处的领导和人员。经费拨发额度为：经费＝（导师数＋学生数）×50元/人，导师数＝毕业生总数/5（相关事项另发通知）。

5、学院领导、思政教师、导师和班主任应协同配合，认真做好春季毕业研究生的文明离校工作。毕业派遣工作阶段，思政教师、毕业班班主任要经常和同学在一起，发现问题及时解决，不得擅自离开工作岗位，尤其是3月22－27日晚上12时以前，应安排人员值班，详细计划由各院（系）制定，以保证春季毕业研究生顺利离校，愉快地走上新的工作岗位。 

6、 各院（系）应组织思政教师、毕业班班主任、毕业班党员和学生干部做好外地就业毕业生的送行工作。

附件2：

学校有关部门办理离校手续的办公地点

 

办公室地址 办公室名称	徐汇校区		闵行校区
图书馆	储备书库（西大楼）一楼		主馆总服务台
宿管科（徐） 社区管理中心（闵）	第三宿舍东侧一楼		商业街126室
户政科	华山路一号门旁保卫处户政科（户口受理窗口）徐家汇派出所（零陵路721号）		原行政楼南楼二楼228室，华坪派出所（新闵路560号）
组织部		行政楼B705室（先到院系学生办咨询）
团委			逸夫楼208室
学生处			铁生馆100号
校园卡充值点	徐汇二食堂充值点		第一餐饮大楼后面闵西校园卡充值点
财务处	中院101室		行政楼B楼底楼会计核算中心
水电管理中心	第三宿舍东侧二楼		原行政楼南楼三楼323室
研究生院	论文归档地点在研一楼与第一食堂之间的申图复印		涉及国家秘密的论文归档统一在陈瑞球楼443室，其余在东区二食堂对面蓁蓁楼117室
信息安全管理办公室			行政楼B201室