学生档案相关流程及问题解答

一、学生档案的重要性

1） 学生人事档案是确定本人身份、社会关系、学习经历、工作过程等历史资料。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据。

2） 如果毕业生想更换工作单位，假如没有档案，新单位是不会接收的，并且在原单位的工龄也不能计算进来，以前的经历、评价、身份等将不复存在，必给毕业生造成一定损失。

3） 毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都需要提供档案材料。

二、档案由何处进行保管

学生学籍档案，由上海交通大学人力资源处档案室负责存放、保管。

地点：上海交通大学闵行校区文博楼422室 联系人：刘晓倩老师 咨询电话：021-34204267

三、什么样的单位有资格接收学生档案？

根据档案管理有关规定，具有接收“机要”权利的单位，或者开通“机要邮政”的单位，才有资格接受档案。一般是指事业单位、国企、政府部门、人才中心、职业介绍中心；合资企业需要确认是否开通机要；如果没有“机要”权利的单位需要确认单位档案委托存放的单位名称，比如人才单位，职介中心。个人、普通私人企业、街道不能接收档案。

四、毕业生（或结业）办理档案寄送流程

根据档案管理有关规定，大学生毕业时跟随离校手续办理档案转出手续。

1）对于应届本硕毕业生，学生办将对毕业去向鉴证情况和档案地址进行梳理和审核，若：1.已鉴证毕业去向且满足集中寄档条件；2.档案接收地无明显错误；则自动启动该批次学生的寄档程序，学生无需单独办理。

否则（毕业去向未鉴证；档案接收地明显错误等）：工作时间凭寄档信息表前往电信群楼3-102室办理寄档，可以委托他人办理或者通过邮件提交（邮箱见本文最后）；

2）对于应届博士毕业生，参考下一条往届博士毕业生流程。博士均需自行办理寄档。

3）寄档地址填错了，怎么修改？

  您可自行在校就业网-毕业去向登记上进行修改。详见《就业导航》（参考文末链接）

五、往届毕业生档案何时转出及如何办理转出手续？

往届本硕：填写寄档信息表（本硕），将寄档信息表、如落户上海还需户口及身份证复印件，交至3-102或发送至邮箱办理寄档。

往届博士：先前往3-107领取纸质版毕业生登记表（一式两份），填写寄档信息表（博士）。然后将毕业生登记表（一式两份，填好并盖完章）、寄档信息表（博士）、如落户上海还需户口及身份证复印件，交至3-102办理寄档。

寄档信息表附件：

电院毕业生人事档案寄档信息表（博士）.docx

电院毕业生人事档案寄送信息表（本硕）.docx

电院学生人事档案寄送信息表（肄业）.docx

毕业生登记表填写说明：

毕业生登记表填表注意事项（博士）2020年

六、肄业生办理档案寄送流程

填写人事档案寄送信息表（肄业）并联系思政办理。

七、毕业生毕业后如何跟踪大学生档案去向？

根据档案寄送规定，学生本人办理档案转出手续二到三个月后，学生本人需跟踪档案是否到达转入地档案接收单位，并记清转入地接收单位名称确认自己档案新的存放地。

学校是否已将档案寄出，可以参考下面的步骤：

－>登入：上海交通大学人力资源处官网： https://hr.sjtu.edu.cn/

－>点击：档案查询按钮（官网首页左下角：快速导航栏目）

－>输入：完整准确地输入相关信息后，进行档案转出查询

八、学生档案遇到问题的处理方法

1） 经查询，如果档案寄出后长时间未收到，请联系学校人力资源处档案室；

2） 如果档案中材料有缺失或者错误，请及时联系电院群楼3号楼102办公室。

如有档案相关问题，请联系：

严老师：jiang369@sjtu.edu.cn/34204944

王老师：wang_z@sjtu.edu.cn/34204944

其他附件

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