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学生档案相关流程及问题解答(2021年6月更新)

[ 2021年3月29日 ]

学生档案相关流程及问题解答

一、学生档案的重要性

1) 学生人事档案是确定本人身份、社会关系、学习经历、工作过程等历史资料。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据。

2) 如果毕业生想更换工作单位,假如没有档案,新单位是不会接收的,并且在原单位的工龄也不能计算进来,以前的经历、评价、身份等将不复存在,必给毕业生造成一定损失。

3) 毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时,都需要提供档案材料。


二、档案由何处进行保管

学生学籍档案,由上海交通大学人力资源处档案室负责存放、保管。

地点:上海交通大学闵行校区文博楼422室 联系人:刘晓倩老师 咨询电话:021-34204267


三、什么样的单位有资格接收学生档案?

根据档案管理有关规定,具有接收“机要”权利的单位,或者开通“机要邮政”的单位,才有资格接受档案。一般是指事业单位、国企、政府部门、人才中心、职业介绍中心;合资企业需要确认是否开通机要;如果没有“机要”权利的单位需要确认单位档案委托存放的单位名称,比如人才单位,职介中心。个人、普通私人企业、街道不能接收档案。


四、毕业生(或结业)办理档案寄送流程

根据档案管理有关规定,大学生毕业时跟随离校手续办理档案转出手续。

1)对于应届本硕毕业生,学生办将对毕业去向鉴证情况、档案地址和报到证领取情况进行梳理和审核,若:1.已鉴证毕业去向;2.档案接收地无明显错误;3.需要报到证的已到思政处领走报到证有色联并留下白联和寄档信息表(无需报到证的跳过该步骤),则自动启动该批次学生的寄档程序,学生无需单独办理。

否则(毕业去向未鉴证;档案接收地明显错误;需要报到证的但没有领走报到证有色联并留下白联等):工作时间凭报到证(白联)和寄档信息表前往电信群楼3-102室办理寄档,可以委托他人办理;

(报到证将于6月25日左右发放,请等待思政通知)


2)对于应届博士毕业生,参考下一条往届博士毕业生流程。博士均需自行办理寄档。


3)寄档地址填错了,怎么修改?

  您可自行在校就业网-毕业去向登记上进行修改。详见《就业导航》(参考文末链接)


五、往届毕业生档案何时转出及如何办理转出手续?


往届本硕:填写并打印寄档信息表(本硕),携带寄档信息表、报到证(白联)、如落户上海还需户口及身份证复印件 一并交至3-102办理寄档。

往届博士:先前往3-102领取纸质版毕业生登记表(一式两份),填写并打印寄档信息表(博士)。然后携带毕业生登记表(一式两份)、寄档信息表(博士)、报到证(白联)、如落户上海还需户口及身份证复印件 一并交至3-102办理寄档。

 

寄档信息表附件:

电院毕业生人事档案寄送信息表(本硕)

电院毕业生人事档案寄档信息表(博士)

电院学生人事档案寄送信息表(肄业)

毕业生登记表填写说明:

毕业生登记表填表注意事项(博士)2020年新版

 

六、肄业生办理档案寄送流程

请将申请人的信息(包括姓名、班级、学号、手机号、是否为中共党员、退学手续办理时间)和存档机构相关信息(包括存档单位名称、地址、邮编)发送至邮箱yangjunyi@sjtu.edu.cn,然后等待老师的回复。咨询电话021-34204944。

 

七、毕业生毕业后如何跟踪大学生档案去向?

根据档案寄送规定,学生本人办理档案转出手续二到三个月后,学生本人需跟踪档案是否到达转入地档案接收单位,并记清转入地接收单位名称确认自己档案新的存放地。

 

学校是否已将档案寄出,可以参考下面的步骤:

->登入:上海交通大学人力资源处官网: https://hr.sjtu.edu.cn/

->点击:档案查询按钮(官网首页左下角:快速导航栏目)

->输入:完整准确地输入相关信息后,进行档案转出查询

 

八、学生档案遇到问题的处理方法

1) 经查询,如果档案寄出后长时间未收到(上海市:1个月 外省市:三个月以上),请联系电院群楼3号楼102办公室田老师(咨询电话:34204944);

2) 如果档案中材料有缺失或者错误,请及时联系电院群楼3号楼102办公室田老师(咨询电话:34204944)。

 

九、档案政审预约流程

步骤1:

思政教师或用人单位提前将学生的基本信息发送至田老师邮箱tianlin@sjtu.edu.cn,然后等待回复;

基本信息:包括学号/姓名/班级/企业名称/政审时间

步骤2:

思政教师或用人单位相关人员按照约定的时间,直接到上海交通大学人力资源处档案室(闵行校区文博楼422室),完成政审工作。用人单位前往时,须携带单位介绍信;

联系人:刘老师 电话:021-34204267

 

其他附件

毕业生就业导航

2021就业导航


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